O Instituto de Biologia Molecular do Paraná, IBMP, foi criado em 2001 através de uma parceria entre a Fundação Oswaldo Cruz (FioCruz) e o Governo do Estado do Paraná. Atuando em pesquisa aplicada, desenvolvimento tecnológico, inovação e produção industrial de insumos. Além desses itens, o IBMP produz variados kits de diagnósticos para o SUS, também responsável pela produção e fornecimento dos kits de teste para AIDS, Hepatite C e Hepatite B aplicados em mais de 10 milhões de Bolsas de Sangue, garantindo a segurança transfusional de toda a Hemorrede brasileira.

O Instituto sempre colocou a frente de seu desenvolvimento a qualidade dos insumos biotecnológicos e reagentes de alto valor agregado que são produzidos pela própria instituição. Por ter essa visão que o IBMP acompanhou o processo de migração e implantação da solução Sensorweb, que ocorreu no Instituto Carlos Chagas, ICC – Fiocruz/PR. Após isso, o Instituto entrou em contato, recebeu uma apresentação detalhada e obteve uma experiência temporária de como a Sensorweb atuaria junto ao instituto.

Antes da Sensorweb

Durante muitos anos o Instituto aplicou o modelo de registros mais comum da saúde: as anotações manuais, que eram realizadas diariamente pelos seus colaboradores. Além dos registros manuais o IBMP tinha, em conjunto a esta ação, um sistema de monitoramento computadorizado que complementava alguns dados, no entanto de acordo com o instituto o sistema não seria um substitutivo das planilhas e também não era validado.

Os registros eram realizados uma vez ao dia e em formulário controlado e anexado em cada equipamento ou ambiente. Nele era anotado os seguintes valores: temperatura atual, temperatura de valor mínimo e a temperatura de valor máximo. Para complementar o registro da equipe, funcionava em paralelo o sistema de monitoramento computadorizado que era atrelado aos mesmo sensores que a equipe utilizava para os registros manuais.

Nesse sistema, o registro era feito a cada 30 minutos com armazenamento local e a atualização de dados estava disponível a cada instante com possibilidade de alertas via e-mail, em caso de saída das faixas de temperatura pré-estabelecidas. A complementação que o sistema ofertava era atrelado à geração de gráficos mensais para que o setor da Garantia da Qualidade pudesse analisar os registros manuais. Entretanto, o sistema complementar tinha falhas comuns e não passava para equipe uma segurança necessária para torná-lo oficial.

Sistema Complementar

Ainda em relação ao sistema complementar, uma das dificuldades apresentadas pela Engenharia do IBMP foram relacionadas a rede física e infraestrutura dos equipamentos. As outras soluções eram raramente resolvidas pela equipe interna. Assim, o Instituto dependia dos prestadores de serviços externos, o que afetava o monitoramento das temperaturas em equipamentos específicos por um longo período.

Outros problemas constatados pelo Instituto estava relacionado às falhas humanas, tais como o esquecimento de registros de temperatura que gerava uma não conformidade devido a falta dos dados subsequentes. Quando isso ocorria, o problema era notado pela equipe da Qualidade durante a conferência dos formulários mensais.

O IBMP afirmou que tiveram perdas totais de insumos armazenados quando o processo de monitoramento era somente feito com os registros manuais. Na situação, um dos freezers da Instituição foi, acidentalmente, desligado.

O processo de Validação do IBMP

A parceria entre a Sensorweb e o IBMP permitiu que ambas pudessem explorar diferentes pontos de vista durante o processo, além disso, modelos de atuação foram testados para consolidar a solução. Tudo isso com a finalidade de que fosse cumprido todos os requisitos institucionais e regulatórios de forma eficiente. Durante o processo de validação, a Instituição teve a possibilidade de detectar um grande número de particularidades e exceções que existiam no monitoramento e registro do IBMP. A validação contribuiu para a otimização dos procedimentos internos e também para uma melhor organização de responsabilidades dos colaboradores.

Quanto às auditorias, uma semana após a validação do sistema, o IBMP recebeu auditores de seu principal cliente. Eles se agradaram com a solução Sensorweb, em especial, com facilidade de acesso à informação. De acordo com o Instituto, a validação do sistema era indicada há alguns anos, como um ponto sensível a ser melhorado e de grande importância na garantia de qualidade dos insumos produzidos pela planta de produção do IBMP, tudo para armazenar adequadamente os produtos de alta sensibilidade. O Instituto afirmou que até o presente momento não receberam o relatório final desta auditoria sobre o monitoramento e que assim que obtiverem o resultado, compartilharemos em notícia posterior a esta entrevista.

Depois da Sensorweb

Atualmente, o serviço da Sensorweb é o meio oficial de registro e monitoramento de temperatura e umidade nos equipamentos e ambientes do estoque. A operação da instituição hoje é descentralizada, onde cada equipe de setor é responsável pelo gerenciamento e contingência das temperaturas do local. Isso é positivo para uma instituição com uma infraestrutura grande e com mais de 40 pontos de monitoramentos espalhados. As equipes dos setores recebem os alertas e possuem total autonomia para averiguar e tomar as decisões necessárias para que as temperaturas ou os equipamentos voltem para suas faixas normais.

A Garantia da Qualidade afirma que sua análise mensal de gráficos e dados gerados pelo sistema foram consideravelmente facilitados pela função Auditoria presente no sistema. O papel e a prancheta saíram de cena, deixando o acumulação de dados somente para a solução Sensorweb. Para a equipe sobrou um tempo maior, atuando somente quando há alertas e não conformidades nas temperaturas. Para a Engenharia do IBMP, a implantação foi sucesso, pois com a solução houve a descentralização das atividades e a desburocratização nos procedimentos. Esses benefícios só ocorreram pois a Sensorweb oferece as trilhas de auditoria na sua solução. Também oferece um treinamento com suporte contínuo para que os colaboradores se sintam pró-ativos e capazes de resolver alguns problemas mais simples, ou seja, autonomia.

Benefícios de uso

Quando perguntados sobre os benefícios proporcionados pelo uso da solução Sensorweb no IBMP, tivemos as seguintes respostas:

• Renovou a confiança da equipe em sistemas de monitoramento de temperatura;
• Facilidade de visualização de registros e acompanhamento dos pontos monitorados em tempo real por meio de monitores específicos espalhados pelas áreas;
• Possibilitou a validação do sistema de monitoramento segundo requisitos apresentados em auditorias anteriores;
• Descentralização das atividades de monitoramento;
• Desburocratização de tarefas de obtenção de registros e intervenções;
• Maior confiabilidade em alarmes gerados e redução do número de alertas não críticos.

Os pontos positivos evidenciados pelo IBMP após implantação e uso da solução Sensorweb só colaboram com os motivos deles terem escolhido a nossa solução. Os motivos foram: a versatilidade do sistema; a interface amigável; e a predisposição em moldar o sistema para a instituição de acordo com requisitos de validação.

O IBMP para Sensorweb

O IBMP é um importante cliente e parceiro para nós da Sensorweb. O processo de validação foi um salto em qualidade e otimização de funções. Hoje alguns desses ajustes foram inseridos no serviço para todos os clientes. A Sensorweb tem como visão o melhoramento contínuo da solução de monitoramento de temperatura. A validação de sistemas atualmente faz parte da nossa lista de serviços adicionais. Caso queira saber mais detalhes é só baixar o Infográfico sobre Validação de Sistema que fizemos com maiores detalhes sobre o assunto.
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A Globalfood é uma empresa que desenvolve pesquisa junto ao mercado e promove com isso, ingredientes com mais sabor, mais baratos e também mais saudáveis. Presente no Brasil desde 1987, a empresa atua com soluções para o setor alimentício, em especial nos nichos de carnes, cervejas, food services, laticínios e trigo.

Com a visão de utilizar tecnologia como benefício na produção de produtos qualificados, é que a Globalfood identificou a importância do monitoramento das temperaturas nos ultrafreezers. Assim, a empresa iniciou sua jornada de testes das mais diversas soluções. Isso ocorreu quando seu parceiro e nosso cliente DSM soube da procura indicaram imediatamente a Sensorweb. A Globalfood validou nosso serviço e conhecimento, dando continuidade na contratação.

A Sensorweb demonstrou na prática, todos os detalhes da solução de monitoramento e a implantação ocorreu logo na sequência, ainda no primeiro semestre de 2016. A Globalfood nos testes, observou que a solução Sensorweb atendia suas necessidades e rapidamente otimizaria o trabalho da equipe com uma plataforma (software) de fácil manuseio.

Antes da Sensorweb

Antes de existir o monitoramento contínuo com a solução Sensorweb, os registros eram realizados manualmente. Nessa situação a equipe abria cada ultrafreezer e fazia a leitura com um termômetro infravermelho e anotava na prancheta. Válido lembrar que esse processo acontecia pelo menos duas vezes ao dia. O acompanhamento das temperaturas ocorria apenas durante o período em que havia colaborador no local.

Em conversa, a equipe da Globalfood informou que ocorreram dois fatos durante o horário de trabalho dos colaboradores que poderia ter se tornado um prejuízo se por acaso os mesmos problemas tivessem ocorrido a noite. E foram essas situações que fez a equipe reconhecer a importância de um monitoramento contínuo.

A maioria dos problemas ocorridos envolveram falhas de equipamentos, como por exemplo, o dia em que um freezer desligou por mau contato, ou também, quando o compressor de outro freezer deu problema. Estes foram alguns dos exemplos citados que envolve problemas normais em equipamentos e que somente foi possível identificar, pois ocorreram entre as rondas do dia. Se o problema acontecesse depois da equipe fazer a última ronda, só seria possível identificar o problema no outro dia, ou seja, depois de mais de 14 horas.

E em caso de falhas graves como as citadas acima, o risco de ruptura na cadeia do frio é alta, tornando-se crítico quando visualizado pelo prisma de fornecer insumos de qualidade para seus clientes. Esses produtos que alcançam milhares de consumidores finais, sem que estes saibam de onde surgiram os ingredientes. A criticidade desta cadeia alimentícia é de prioridade altíssima para a Globalfood e também para a Sensorweb.

Depois da Sensorweb

Após a implantação a equipe conseguiu detectar os possíveis problemas mais rápido e mais fácil também, podendo atuar neles no momento em que o primeiro alerta dispara. A Globalfood, hoje, possui procedimentos operacionais padrões (POP’s) quando é detectado algum desvio onde possa comprometer os insumos ou os produtos. Este POP inclui um alerta para as pessoas responsáveis e uma ação rápida é tomada.

O acompanhamento remoto de 50 pontos de temperatura gerou mais segurança para a equipe. Hoje eles tem confiabilidade nos dados e possibilidade de extrair gráficos a qualquer momento, garantindo a qualidade dos produtos e insumos armazenados.

Hoje a solução Sensorweb se tornou uma ferramenta de grande importância para a equipe da Globalfood. Pois,  eles criaram uma nova percepção quanto às necessidades de manutenção, controle e confiabilidade. Tudo para evitar a perda de insumos.

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