Armazenagem de Medicamentos: gestão de qualidade e boas práticas

Para os operadores logísticos, compreender todas as etapas da cadeia fria de sua instituição está no topo das prioridades. Além de conhecimentos gerais sobre as legislações que regem o setor e o papel da cadeia do frio e da tecnologia nas operações logísticas, existem conhecimentos específicos que não podem passar despercebidos em sua rotina. Quando adentramos a gestão da qualidade e boas Práticas, a armazenagem de medicamentos ganha um destaque especial que vale a pena ser revisto com mais profundidade.

Sabemos que administrar um estoque de medicamentos não é fácil, pelo contrário. Essa é uma tarefa que exige muito cuidado e responsabilidade, uma vez que havendo alteração de seu estado normal eles se tornam inativos, inúteis ou até mesmo nocivos à saúde. Ou seja: a forma como se manuseia e se armazena insumos pode significar a diferença entre a saúde e a doença e, em casos extremos, entre a vida e a morte.

Então antes de continuar a leitura desse post, prepare oque tiver mãos para anotar os pontos relevantes que traremos sobre este universo. Esse conteúdo tem o objetivo de te orientar ao sucesso da sua cadeia fria e trazer uma discussão afiada sobre os métodos e processos que contribuirão para o aperfeiçoamento de sua rotina profissional, focando, principalmente, na redução das perdas – sejam elas de medicamentos, de esforço de trabalho, financeiras ou até mesmo de vidas.

Armazenagem de Medicamentos desde o início

Vamos ser claros: a boa conservação e preservação de medicamentos deve ser prioridade (para todos os setores envolvidos) desde o início de sua produção até o momento de sua aplicação em um paciente. Por isso, as condições de estoque – tais como temperatura, armazenamento em ambientes controlados e transporte – devem ser sempre adequadas, garantindo que os insumos vão estar, inquestionavelmente, dentro de seus padrões ideais.

Nunca é demais reforçar: estar atento, desde o início do processo, às Boas Práticas que se aplicam ao armazenamento de medicamentos é indispensável, especialmente para operadores logísticos.

Trabalho em equipe

Com relação às Boas Práticas (BPx) de armazenamento de medicamentos, é muito importante que todo o time que atua neste setor esteja alinhado e de acordo com a gestão de qualidade que a instituição pratica.

É indispensável, por exemplo, que todos os profissionais sejam treinados e observem os níveis de higiene – tanto pessoal, quanto do ambiente de trabalho e estocagem – e os processos de sanitização. Além disso, o vestuário deve ser adequado às condições, oferecendo os elementos de proteção individual de acordo com o risco que o material manuseado oferece e com o local onde esse material se encontra.

O trabalho em equipe também é fundamental quando o assunto é controle de inventário e estoque: todos os envolvidos são (ou pelo menos devem ser) igualmente responsáveis pelo registro fiel dos dados – para citar o mínimo.

A precisão das informações de inventário tem uma relação direta com pessoas, processos e tecnologia. É claro que a presença de um líder (gerente, coordenador, responsável pelo setor) é importante e pode fazer toda a diferença no sucesso (ou fracasso) desse controle. Os processos, as pessoas e a tecnologia, porém, deve estar integrados para que todas as atividades aconteçam da melhor e mais ordenada forma possível.

Todos precisam dominar, por exemplo, os sistemas de código de barras e etiquetas inteligentes que afetam diretamente os estoques – afinal, 100% é o número mínimo esperado na precisão do inventário. Um dos exemplos de tecnologia que já existe no Brasil e auxilia nessa hora de dominar os código é a MedLocker, um dispensário eletrônico de medicamentos que conhecemos há alguns anos e indicamos caso este seja o seu caso. Cada um, então, é peça fundamental e indispensável na engrenagem que movimenta a armazenagem de medicamentos.

Vamos à armazenagem de medicamentos!

Armazenar um medicamento não é simplesmente colocá-lo em uma prateleira e deixá-lo lá até que chegue a hora dele seguir seu “caminho” até o destino final. Não! Definitivamente, a coisa não é tão simples assim.

O armazenamento de medicamentos é um conjunto de procedimentos técnicos e administrativos que englobam, basicamente, seis atividades principais:

1. Recebimento

Todo o processo de armazenamento é muito delicado e essa delicadeza já começa no recebimento dos medicamentos. O responsável pela atividade deve, minuciosamente, examinar e conferir tudo aquilo que está chegando, observando os mínimos detalhes das informações contidas nas embalagens dos produtos, bem como seu documento de solicitação.

2. Estocagem

Depois de serem devidamente recebidos, examinados e conferidos, os medicamentos seguem para um espaço pré-estabelecido. São os famosos estoques ou Centros de Distribuição (CDs), onde eles devem ser organizados oferecendo, principalmente, segurança e rapidez no processo de retirada.

3. Segurança

Pode parecer muito “protocolo”, mas montar um esquema de segurança eficaz em torno dos medicamentos é imprescindível. Afinal, ninguém quer que uma carga valiosa sofra danos físicos, seja furtada ou roubada, não é mesmo?!

Nesse momento, porém, não estamos falando apenas de segurança física e financeira. Os medicamentos precisam estar seguros e em condições ideais de temperatura a todo momento. Não podemos esquecer que sua eficácia depende diretamente deste fator. Por isso, a segurança – em todos os seus aspectos – é um item essencial quando os medicamentos vão “se deslocando”. Casos de instituições de saúde que se recusam a receber medicamentos transportados de forma inadequada são mais comuns do que a gente imagina – ou gostaria. Por isso, o sistema de monitoramento de temperatura de operadores logísticos precisa ser impecável – inclusive no transporte.

4. Conversação

Esta etapa – de extrema importância – nada mais é que manter a estabilidade dos medicamentos. Ou seja: preservar suas características físico-químicas. É nesse momento que a cadeia do frio deve estar impecável, sem apresentar nenhuma falha que comprometa o processo!

5. Controle de Estoque

É fundamental que toda entrada, saída e estocagem dos medicamentos seja registrada e documentada.

6. Entrega

O transporte do medicamento até sua entrega no destino final – paciente, instituições de saúde, etc. – ainda é uma das muitas responsabilidades do operador logístico. Por isso, é essencial que essa operação garanta todas as condições que cada um dos itens transportados exige.

Não tem jeito

As leis, procedimentos e regulamentos que regem as Boas Práticas de Armazenamento devem, definitivamente, fazer parte da gestão integrada de todo e qualquer operador logístico – ninguém quer ser o “fora da lei” e se expor a riscos, não é mesmo?! ;)

Então, fica a dica: armazenar medicamentos com qualidade e responsabilidade é bom para todo mundo.

Agora deixa eu te perguntar, como vai a sua gestão de medicamentos? Sua instituição de saúde tem ferramentas para monitorar de forma online as temperaturas de seu galpão ou armazém? O monitoramento digital oferece uma infinidade de possibilidades para melhor contribuir para a curva de boas práticas  dos seus processos logísticos. Uma solução que te equipa com o necessário exigido pelos órgãos regulamentadores pode ser a resposta para as perdas em sua cadeia fria, entenda como clicando aqui embaixo:

Tem alguma observação a fazer ou alguma história para contar?! Não deixe de falar com a gente! Lembre-se que nossa caixa de comentários está logo aqui embaixo, te esperando de braços abertos! Esse contato é muito importante para nós :)

MATERIAIS RELACIONADOS:

E-book: Guia Definitivo para o Monitoramento de Temperatura

>> Legislação e os Operadores Logísticos
>> 4 perdas que poderiam ser evitadas
>> Certificações e Acreditações na Saúde
>> Análise da Criticidade dos Materiais nos Ambientes de Saúde
>> Por que preciso do Certificado de Calibração?