Planilhas nos hospitais – vilã ou mocinha da gestão hospitalar?

Uma das maneiras mais comuns de fazer o controle de informações é através das planilhas. As planilhas nos hospitais são utilizadas como uma ferramenta de gestão. No entanto, elas não são perfeitas e estão longe disso. Muitas vezes, não são utilizadas da maneira correta ou não é feito um bom uso delas. É por isso que levantamos algumas questões pertinentes a respeito de usar planilhas no gerenciamento do ambiente hospitalar. Afinal, elas auxiliam ou atrapalham?

Muita informação

Aparentemente, a maior vantagem de uma planilha seria que, basicamente, não existem limitações para o tipo de informação que você consegue incluir nela. Basta editar os campos e armazenar uma série de informações desejadas. Seguindo o princípio acima, teríamos o seguinte exemplo: suponha que você tem uma planilha com todos os agendamentos do mês, e uma planilha com todos os procedimentos executados. É possível cruzar as duas para encontrar rapidamente quantos agendamentos não foram atendidos.

Este é um exemplo que parte de uma ideia simplificada: uma planilha não impõe limitações. Mas… nem tudo é perfeito. A possibilidade na edição de campos também dificulta a ideia citada no mesmo exemplo, cruzar as informações. Contextualizando, fica quase impossível extrair e combinar dados para levantar resultados ou índices (BI). O principal motivo para esse entrave é, o simples fato, que a planilha é impressa, os dados ali escritos manualmente ficam somente no papel, ou seja, tornam-se obsoletos no momento em que a folha for preenchida.

Na contramão da planilha,  há vários sistemas automatizados para gestão em ambiente hospitalar que, pode até limitar a captação de dados, consegue extrair informações a qualquer hora que a equipe precisar, sem grandes esforços e com a vantagem de obter índices reais. Mais para frente explicamos o por que!

Altamente compatíveis?

De modo geral, uma planilha é uma das maneiras mais simples de coletar dados, como citado no item anterior. Isso, em teoria, facilita a comunicação entre os departamentos do hospital e poderia também facilitar a relação do hospital com os fornecedores externos.

Essa possibilidade até acontece quando se faz uso dos programas de planilhas (ex.: Excel) entre todos os usuários do hospital, mas aqui abrimos uma outra série de possíveis problemas como: conhecimento do software, a maioria dos usuários desses programas são autodidatas e sentem dificuldades com os cálculos para encontrar o índice; a integração da planilha entre equipes internas, uma equipe pode mexer no mesmo documento ao mesmo tempo que outra altera dados e essa possibilidade pode colocar todos os dados ali inseridos em risco; duplicidade de documento, afinal mais fácil copiar para um computador do que entrar na intranet do hospital (se existir), não é mesmo?

Imagine que você precisa enviar uma informação para alguém fora do hospital, como um fornecedor. O uso de relatórios em formatos específicos, como um relatório gerado por um sistema automatizado, pode ser mais fácil de abrir e visualizar, em especial porque empresas de tecnologia estão sempre se desenvolvendo para ajustar esses detalhes. A maioria permite extrair relatórios em PDF, CSV, entre outros. As planilhas não oferecem garantia total de confiabilidade dos dados e sua compatibilidade, nesse momento, perde força e gera riscos ao hospital.

Muito esforço com mais erros

Sim, seria possível (e incrível) obter basicamente qualquer dado a partir de uma planilha, cruzar com outras, gerar índices e olhar para o futuro do hospital ou setor através dela. O problema, muitas vezes, é quanto de esforço (e consequentemente, tempo) será necessário para chegar até aquele resultado? Em certos casos, um gestor passa mais tempo escavando e produzindo dados no Excel do que, de fato, planejando e gerenciando. É desnecessário apontar que isso é contraproducente!

Além disso, toda ação mecânica que exige muita interferência humana favorece o erro. Depois de horas colocando dados em uma ou mais planilhas, é muito possível que haja algum número digitado ou escrito incorretamente, ou até mesmo uma fórmula trocada.

Pode parecer um problema pequeno estes fatores, porém as consequências são grandes. Isso pode levar a erros severos de análise e planejamento, no pior caso em perda total tornando uma planilha “simples” em algo custoso para a vida de pacientes e do financeiro do hospital. No melhor caso, será trabalho em dobro, para revisar e corrigir os possíveis erros.

Ocupam muito espaço

Seja na forma impressa ou digital, as planilhas para hospitais vão se acumulando e ocupam cada vez mais espaço. Por outro lado, descartá-las não parece a melhor opção – pois, caso você precise daqueles dados no futuro, teria de refazê-las completamente. Quando isso fosse possível.

Ao longo do tempo, esse dilema causa um problema de acúmulo que vai contra o princípio de eficiência 5S e fica a pergunta: Onde colocar tantas planilhas de tantos setores e dados diferentes no ambiente hospitalar? E é bom relembrar aqui que, na maioria das vezes esses dados se tornam obsoletos pelos motivos já citados anteriormente.

Não garantem sigilo de dados

As planilhas nos hospitais são documentos que podem ser abertos e vistos por pessoas não autorizadas; portanto, elas não garantem sigilo aos dados da instituição, dados de setores (enfermagem, pesquisa, farmácia, etc) e, principalmente, de seus pacientes. Qualquer um poderia alterar uma planilha do hospital ou copia-la e levar para casa, tendo acesso às informações contidas nela sem que ninguém responsável saiba. Enquanto isso, um sistema automatizado pode ofertar a possibilidade de acessar dados de casa através de um usuário e senha válidos, além disso os dados contidos ali estarão no sistema e qualquer alteração nas informações poderá ser verificado para identificar o usuário responsável.

O que percebemos é que as planilhas nos hospitais não são só vilãs ou só mocinhas na gestão hospitalar. Elas, muitas vezes, são consideradas um “mal necessário” para determinados setores da instituição, ou pela própria gestão do hospital não conseguir ver com clareza como que a tecnologia facilita a equipe, nas pontas. As planilhas, definitivamente, não são o meio mais eficiente de obter dados para traçar um passado e um futuro do hospital. Em contrapartida às planilhas, as opções de inserir sistemas automatizados de gestão de dados têm crescido. Novas possibilidades na prestação de serviços para a saúde é uma das áreas que mais cresce no Brasil, entretanto é válido lembrar que sistemas também possuem suas desvantagens.

Por fim!

O importante é avaliar qual a melhor saída para o hospital e, as vezes, ouvir seus colegas de trabalho de outras unidades de saúde. Levantar os benefícios dos sistemas, escutar a equipe que está te atendendo, avaliar quais as alternativas mais indicadas para a sua necessidade, considerando as condições do hospital.

Por exemplo, qual é o nível de conhecimento em informática dos colaboradores? Será que eles se adaptariam rapidamente a um novo método? Ou será que a empresa que comercializa o sistema teria treinamento adequado? Eles teriam suporte?

Em muitos casos, a modernização pode melhorar exponencialmente o controle e os processos em um hospital, principalmente quando o investimento for utilizado pela equipe com treinamento e suporte suficiente para se sentirem adaptados. Em outros, ela pode gerar um certo caos administrativo – principalmente quando é aplicada sem planejamento e preparo.

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