Como evitar perdas físicas de vacinas: guia para profissionais de saúde

Vacinas são insubstituíveis. Elas salvam vidas, previnem epidemias e sustentam a credibilidade de instituições de saúde. Quando ocorrem perdas físicas de vacinas, o impacto é mais profundo do que se imagina. Não se trata apenas de prejuízo financeiro. É sobre colocar em risco a saúde pública, a confiança da população e, principalmente, comprometer o cumprimento das exigências de acreditações como ONA, JCI ou QMENTUM.

A boa notícia? Perdas físicas de vacinas são quase sempre evitáveis. Com um olhar atento à rotina hospitalar e decisões estratégicas, é possível eliminar esse problema silencioso. E neste conteúdo, você vai entender como.

Muito além do prejuízo financeiro

Em um hospital, cada vacina armazenada representa um compromisso. Com o paciente que a receberá, com o profissional que a aplicará e com o gestor que precisa garantir que tudo funcione conforme as normas da saúde. Quando uma vacina é perdida por falha de armazenamento, quebra, oscilação térmica ou expiração, mais do que insumos, perde-se tempo, segurança e credibilidade.

Ainda mais grave é quando a perda física está associada à quebra de temperatura, um dos pontos críticos no processo de imunização. A estabilidade térmica das vacinas é fundamental. A mínima variação pode torná-las ineficazes. E nesse cenário, não se trata de repor frascos – trata-se de refazer protocolos, justificar falhas e arcar com as consequências.

O que são, de fato, perdas físicas?

As perdas físicas de vacinas dizem respeito à inutilização dos imunizantes por motivos variados: quebra, vencimento, falha de conservação ou até erro humano no manuseio. Diferente de perdas técnicas (como sobras não aproveitáveis de frascos multidoses), as físicas poderiam, em sua maioria, ser evitadas com planejamento e controle.

Mas por que ainda acontecem com tanta frequência?

1. Falta de controle automatizado: o vilão invisível

Em muitas instituições hospitalares, o controle da temperatura das vacinas ainda é feito manualmente. Sim, com papel, caneta e termômetro. Isso não apenas exige atenção constante dos profissionais (que já estão sobrecarregados), como também abre margem para erros de registro, anotações retroativas e falta de rastreabilidade.

Sem visibilidade contínua, é impossível detectar, por exemplo, uma falha momentânea do refrigerador ocorrida fora do horário comercial. Quando o profissional chega pela manhã, pode não perceber que a temperatura ficou fora do intervalo ideal durante horas. Resultado: vacinas comprometidas.

Por isso, a automatização se torna uma aliada vital. Um sistema de monitoramento contínuo, com alertas em tempo real, garante que qualquer desvio seja percebido imediatamente, permitindo uma ação rápida – antes que a perda aconteça.

2. Refrigeração inadequada ou fora dos padrões do PNI

Segundo as diretrizes do Programa Nacional de Imunizações (PNI), vacinas devem ser armazenadas entre +2ºC e +8ºC. No entanto, é comum encontrar refrigeradores domésticos sendo utilizados em ambiente hospitalar. E isso é extremamente arriscado.

Equipamentos não dedicados à cadeia do frio costumam ter oscilações, variações internas de temperatura e ausência de sensores precisos. Isso sem mencionar que a abertura frequente da porta, organização incorreta das prateleiras ou falta de isolamento térmico comprometem o ambiente.

Aqui, vale ressaltar a importância de utilizar equipamentos certificados, validados e, de preferência, com respaldo técnico que atenda às exigências das acreditações como a ONA e a JCI. A Sensorweb já falou sobre como automatizar esse processo com precisão e segurança.

3. Transporte sem controle: um risco silencioso

Outro ponto crítico é o transporte das vacinas. Quando saem da rede de frios para serem administradas em outros setores do hospital ou unidades externas, é preciso garantir que a temperatura seja mantida durante todo o percurso. Isso exige caixas térmicas apropriadas, gelo reciclável, monitoramento portátil e procedimentos de rastreabilidade claros.

Muitas perdas físicas acontecem justamente nesse deslocamento, que é tratado com menos rigor do que o armazenamento principal. A ausência de um histórico térmico do transporte pode fazer com que vacinas sejam inutilizadas sem que ninguém perceba.

4. Falta de treinamento da equipe

O fator humano também é determinante. Muitas perdas poderiam ser evitadas com um simples detalhe: capacitação. Quando a equipe compreende a importância da temperatura correta, do tempo de exposição e da forma correta de manusear e armazenar vacinas, o número de falhas cai drasticamente.

É essencial que todos – farmacêuticos, técnicos de enfermagem, auxiliares de farmácia – estejam alinhados às boas práticas. Não se trata apenas de “guardar no refrigerador”, mas de entender o impacto de cada decisão.

Treinamentos regulares, reciclagens e simulações são fundamentais, especialmente quando há mudanças na equipe ou em procedimentos. Aqui, o compromisso da gestão hospitalar com a qualidade deve se refletir em ações práticas.

5. Ausência de protocolos em casos de emergência

Você sabe o que fazer se faltar energia durante a madrugada? E se o refrigerador falhar enquanto a equipe está de plantão?

Ter um plano de contingência definido é tão importante quanto os equipamentos em si. Um hospital sem protocolo claro corre o risco de perder vacinas em situações simples, como falha elétrica, sobrecarga de equipamentos ou imprevistos operacionais.

Algumas boas práticas incluem:

• Gelo reciclável sempre disponível;
• Caixa térmica validada para remoção emergencial;
• Lista de contatos para atuação imediata;
• Monitoramento remoto com alertas automáticos.

Monitoramento contínuo: o diferencial das instituições com excelência

Hospitais que buscam acreditações como ONA, QMENTUM ou JCI sabem que o controle da cadeia do frio é uma das áreas mais sensíveis em auditorias. Isso porque representa risco direto ao paciente. Ter um sistema de monitoramento contínuo, com dados auditáveis, históricos salvos em nuvem e alertas em tempo real, mostra maturidade operacional e compromisso com a segurança.

É por isso que hospitais de referência têm investido cada vez mais em tecnologia. O tempo da planilha ficou para trás. O foco agora é previsibilidade, rastreabilidade e resposta rápida. Essa mudança de mentalidade ajuda a preservar vacinas, proteger pacientes e consolidar a imagem institucional.

Como a Sensorweb pode te ajudar

Se você chegou até aqui, é porque se preocupa com a qualidade do processo de imunização em seu hospital. E é exatamente nesse ponto que a Sensorweb pode apoiar você. Com um sistema de monitoramento contínuo, fácil de instalar e intuitivo, oferecemos controle completo da temperatura, histórico de dados, alarmes por WhatsApp e relatórios prontos para auditoria.

Somos parceiros de instituições que prezam pela segurança, eficiência e conformidade com os principais selos de acreditação hospitalar. E podemos caminhar junto com você na eliminação definitiva das perdas físicas de vacinas.