O Instituto de Biologia Molecular do Paraná, IBMP, foi criado em 2001 através de uma parceria entre a Fundação Oswaldo Cruz (FioCruz) e o Governo do Estado do Paraná. Atuando em pesquisa aplicada, desenvolvimento tecnológico, inovação e produção industrial de insumos. Além desses itens, o IBMP produz variados kits de diagnósticos para o SUS, também responsável pela produção e fornecimento dos kits de teste para AIDS, Hepatite C e Hepatite B aplicados em mais de 10 milhões de Bolsas de Sangue, garantindo a segurança transfusional de toda a Hemorrede brasileira.
O Instituto sempre colocou a frente de seu desenvolvimento a qualidade dos insumos biotecnológicos e reagentes de alto valor agregado que são produzidos pela própria instituição. Por ter essa visão que o IBMP acompanhou o processo de migração e implantação da solução Sensorweb, que ocorreu no Instituto Carlos Chagas, ICC – Fiocruz/PR. Após isso, o Instituto entrou em contato, recebeu uma apresentação detalhada e obteve uma experiência temporária de como a Sensorweb atuaria junto ao instituto.
Durante muitos anos o Instituto aplicou o modelo de registros mais comum da saúde: as anotações manuais, que eram realizadas diariamente pelos seus colaboradores. Além dos registros manuais o IBMP tinha, em conjunto a esta ação, um sistema de monitoramento computadorizado que complementava alguns dados, no entanto de acordo com o instituto o sistema não seria um substitutivo das planilhas e também não era validado.
Os registros eram realizados uma vez ao dia e em formulário controlado e anexado em cada equipamento ou ambiente. Nele era anotado os seguintes valores: temperatura atual, temperatura de valor mínimo e a temperatura de valor máximo. Para complementar o registro da equipe, funcionava em paralelo o sistema de monitoramento computadorizado que era atrelado aos mesmo sensores que a equipe utilizava para os registros manuais.
Nesse sistema, o registro era feito a cada 30 minutos com armazenamento local e a atualização de dados estava disponível a cada instante com possibilidade de alertas via e-mail, em caso de saída das faixas de temperatura pré-estabelecidas. A complementação que o sistema ofertava era atrelado à geração de gráficos mensais para que o setor da Garantia da Qualidade pudesse analisar os registros manuais. Entretanto, o sistema complementar tinha falhas comuns e não passava para equipe uma segurança necessária para torná-lo oficial.
Ainda em relação ao sistema complementar, uma das dificuldades apresentadas pela Engenharia do IBMP foram relacionadas a rede física e infraestrutura dos equipamentos. As outras soluções eram raramente resolvidas pela equipe interna. Assim, o Instituto dependia dos prestadores de serviços externos, o que afetava o monitoramento das temperaturas em equipamentos específicos por um longo período.
Outros problemas constatados pelo Instituto estava relacionado às falhas humanas, tais como o esquecimento de registros de temperatura que gerava uma não conformidade devido a falta dos dados subsequentes. Quando isso ocorria, o problema era notado pela equipe da Qualidade durante a conferência dos formulários mensais.
O IBMP afirmou que tiveram perdas totais de insumos armazenados quando o processo de monitoramento era somente feito com os registros manuais. Na situação, um dos freezers da Instituição foi, acidentalmente, desligado.
A parceria entre a Sensorweb e o IBMP permitiu que ambas pudessem explorar diferentes pontos de vista durante o processo, além disso, modelos de atuação foram testados para consolidar a solução. Tudo isso com a finalidade de que fosse cumprido todos os requisitos institucionais e regulatórios de forma eficiente. Durante o processo de validação, a Instituição teve a possibilidade de detectar um grande número de particularidades e exceções que existiam no monitoramento e registro do IBMP. A validação contribuiu para a otimização dos procedimentos internos e também para uma melhor organização de responsabilidades dos colaboradores.
Quanto às auditorias, uma semana após a validação do sistema, o IBMP recebeu auditores de seu principal cliente. Eles se agradaram com a solução Sensorweb, em especial, com facilidade de acesso à informação. De acordo com o Instituto, a validação do sistema era indicada há alguns anos, como um ponto sensível a ser melhorado e de grande importância na garantia de qualidade dos insumos produzidos pela planta de produção do IBMP, tudo para armazenar adequadamente os produtos de alta sensibilidade. O Instituto afirmou que até o presente momento não receberam o relatório final desta auditoria sobre o monitoramento e que assim que obtiverem o resultado, compartilharemos em notícia posterior a esta entrevista.
Atualmente, o serviço da Sensorweb é o meio oficial de registro e monitoramento de temperatura e umidade nos equipamentos e ambientes do estoque. A operação da instituição hoje é descentralizada, onde cada equipe de setor é responsável pelo gerenciamento e contingência das temperaturas do local. Isso é positivo para uma instituição com uma infraestrutura grande e com mais de 40 pontos de monitoramentos espalhados. As equipes dos setores recebem os alertas e possuem total autonomia para averiguar e tomar as decisões necessárias para que as temperaturas ou os equipamentos voltem para suas faixas normais.
A Garantia da Qualidade afirma que sua análise mensal de gráficos e dados gerados pelo sistema foram consideravelmente facilitados pela função Auditoria presente no sistema. O papel e a prancheta saíram de cena, deixando o acumulação de dados somente para a solução Sensorweb. Para a equipe sobrou um tempo maior, atuando somente quando há alertas e não conformidades nas temperaturas. Para a Engenharia do IBMP, a implantação foi sucesso, pois com a solução houve a descentralização das atividades e a desburocratização nos procedimentos. Esses benefícios só ocorreram pois a Sensorweb oferece as trilhas de auditoria na sua solução. Também oferece um treinamento com suporte contínuo para que os colaboradores se sintam pró-ativos e capazes de resolver alguns problemas mais simples, ou seja, autonomia.
Quando perguntados sobre os benefícios proporcionados pelo uso da solução Sensorweb no IBMP, tivemos as seguintes respostas:
Os pontos positivos evidenciados pelo IBMP após implantação e uso da solução Sensorweb só colaboram com os motivos deles terem escolhido a nossa solução. Os motivos foram: a versatilidade do sistema; a interface amigável; e a predisposição em moldar o sistema para a instituição de acordo com requisitos de validação.
O IBMP é um importante cliente e parceiro para nós da Sensorweb. O processo de validação foi um salto em qualidade e otimização de funções. Hoje alguns desses ajustes foram inseridos no serviço para todos os clientes. A Sensorweb tem como visão o melhoramento contínuo da solução de monitoramento de temperatura. A validação de sistemas atualmente faz parte da nossa lista de serviços adicionais. Caso queira saber mais detalhes é só baixar o Infográfico sobre Validação de Sistema que fizemos com maiores detalhes sobre o assunto.
A implantação do sistema de monitoramento online oferecido pela Sensorweb significou um grande avanço qualitativo nos processos de monitoramento e registro de temperatura e umidade em diversos equipamentos e ambientes do IBMP.
A parceria para validação do sistema nas dependências do Instituto e a absoluta predisposição da equipe da Sensorweb em adaptar-se e atender aos mais exigentes aspectos de gestão da qualidade resultaram em uma poderosa ferramenta de auxílio na manutenção de condições ótimas de armazenamento de insumos e produtos. Por outro lado, a facilidade de visualização das informações e a rastreabilidade de ações proporcionadas pela solução consolidaram a confiança dos usuários no sistema, colaborando para a adoção do sistema como método oficial de monitoramento no Instituto.
Em suma, as atividades de monitoramento e registro deixaram de ser um problema e são, atualmente, alicerces confiáveis para garantir a qualidade dos insumos produzidos.
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