3 motivos para abandonar as planilhas de controle de temperatura e buscar melhores soluções

Em ambientes de saúde e alimentos, é sabido a importância em se controlar a temperatura em que os materiais, alimentos e insumos são armazenados e mantidos ao longo do tempo (para evitar assim sua deterioração ou comprometer sua eficácia). Nota-se porém, que na grande maioria dos casos, o modo como se controla e se registra estas informações é feito por meio de medições pontuais com termômetros, rondas presenciais feitas pela equipe e registros manuais em planilhas impressas (como a oferecida gratuitamente pela Sensorweb aqui).

O método mais tradicional de registro de temperaturas apresenta, entretanto, diversas fragilidades que inviabilizam uma maior eficácia no processo e prejudica sua rastreabilidade. Dentre elas, podemos citar:

O registro manual de temperatura exige uma grande demanda de tempo e trabalho para verificar individualmente os termômetros e transcrever as medições.

Conforme a legislação, o período para registro de temperatura é diferente conforme o tipo de ambiente. Existem casos onde isto é feito três vezes ao dia e outros 6 vezes, todos os dias, independentemente de feriado ou final de semana. Logicamente, o tempo que os responsáveis gastam para se deslocar a cada ponto, verificar a temperatura, anotar na planilha de registro manual, acabam por somar grandes quantias ao final do mês e do ano.

Se um Hospital tiver de controlar a temperatura de, por exemplo, 20 refrigeradores, freezers ou câmaras de vacinas, três vezes ao dia, terá um gasto aproximado de 3 horas diárias apenas para verificar as medições e transcrever para as planilhas de controle de temperatura. Em uma semana, isto soma 21 horas de trabalho. Em um mês, aproximadamente 84 horas de trabalho.

Considerando uma jornada de trabalho de 8 horas por dia, isso representa quase 40% do tempo de um funcionário – apenas para conferir termômetros e anotar as medições. Tempo este que é parcela significativa do investimento financeiro para pagar a equipe – e que poderia ser reduzido ou usado para atividades menos repetitivas e operacionais.

O processo de verificação presencial e rondas com anotações manuais não é em tempo real, podendo haver problemas críticos nos períodos entre as verificações.

As rondas para verificação dos termômetros e o registro nas planilhas de controle de temperatura em cada um dos pontos acontece normalmente três vezes ao dia, quando ocorre a troca de turno. Diante disso, há um grande intervalo entre uma ronda e outra, onde os equipamentos e ambientes ficam até 8h sem monitoramento ou controle das temperaturas. Neste período de tempo é possível acontecerem problemas como uma falta de energia ou um problema técnico no refrigerador, ocasionando mudanças bruscas nas temperaturas.

Utilizando apenas de termômetros e registros manuais, a identificação deste problema será feita apenas na próxima ronda – podendo já ter comprometido todos os materiais que deveriam ser conservados – levando a perdas financeiras. O pior caso acontece quando por algum motivo a temperatura saiu da faixa adequada, seja por uma queda de energia ou instalabilidade do equipamento, posteriormente retornando a normalidade, logo o registro posterior não identificará essa falha e os materiais que estavam armazenados podem ter sofrido alterações, como por exemplo uma vacina que perderá sua eficácia.

A transcrição manual para a planilha de temperatura é suscetível a falhas humanas.

Erros de transcrição, problemas na identificação de grafia ou ainda esquecimentos por parte dos responsáveis pelas rondas periódicas são uma realidade indesejada. Ao realizar as atividades freqüentemente e de forma bastante operacional (passando de ponto em ponto e de medição em medição) é muito fácil haver falhas humanas no registro manual de temperaturas.

Uma vez que o processo é trabalhoso e massante, os números e a sequência podem facilmente serem trocados pela pessoa responsável, gerando registros de medições de baixa confiabilidade. Diante de materiais importantes como alimentos e materiais da saúde (vacinas, medicamentos, sangue, amostras biológicas), é um risco que não vale a pena ser corrido.

Planilhas de temperatura: O método “mais barato”!

Apesar de ser o método “mais barato”, o registro e controle manual de temperaturas muitas vezes custa caro no final das contas. As perdas ocasionadas por falhas e ausência de métodos mais eficazes  podem ser de valores gigantescos, principalmente em casos de: insumos de pesquisa científica; farmácias oncológicas; ou grandes lotes de alimentos. Diante deste cenário, nossa recomendação é estudar outros meios para realizar este controle. Meios mais seguros e menos suscetíveis a ocorrências indesejadas, consequentemente mais confiáveis na prevenção de perdas.

Disponibilizamos aqui um E-Book Gratuito (material informativo) acerca de diferentes métodos além do controle e registro manual, que podem ser analisados e posteriormente buscados para aplicação nos estabelecimentos. Esperamos assim contribuir para que cada vez menos dependamos das Planilhas de Controle de Temperaturas e passemos a adotar soluções mais inteligentes.

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